„Aufgaben delegieren heißt:
Nicht mehr Personen und Tätigkeiten zu überwachen,
sondern Ergebnisse!“
(Malcolm S. Forbes)
Als Führungskraft mangelt es Ihnen sicher nicht an Aufgaben, an Terminen, an Verantwortung für das Team und dessen Performance, an Leistungsdruck und an Zeit. Wie sieht Ihr persönliches Verhältnis von Führungstätigkeit und operativen Aufgaben aus? Erledigen Sie die Aufgaben Ihrer
Mitarbeiter? Oder Delegieren Sie schon?
Delegieren zählt neben Mitarbeiter auswählen, beurteilen, fördern; Ziele vereinbaren; Planen lassen; Anstoß zur Problemfindung; Entscheiden (lassen); Koordinieren, Organisieren;Informieren; Motivieren; Reifegradspezifisch kontrollieren zu den wichtigsten Führungsaufgaben.
.. und doch fällt es vielen schwer, Frauen oft schwerer als Männern in Führungspositionen.
Delegieren heißt wörtlich „Übertragen“.
Doch welche Aufgaben können delegiert werden?
1. Jede Aufgabe, die Mitarbeiter wahrnehmen können. Bedenken Sie die kritischen Worte Henry Fords zu einem leitenden Angestellten: „Ich sollte Sie entlassen. Sie
vergeuden mein Geld mit Tätigkeiten, die ein Mitarbeiter mit einem Drittel ihres Gehaltes
genau so gut erledigen kann.“ – Auch in Zeiten knapper Personalressourcen hat diese
Aussage noch Gültigkeit!
2. Die zu dieser Aufgabe erforderliche Kompetenz, die der Mitarbeiter benötigt, um die
Aufgabe selbständig bewältigen zu können. Übertragen Sie die Kompetenz nicht, räumen
Sie dem Mitarbeiter nicht eine gewisse Entscheidungsfreiheit ein, wird der Mitarbeiter die
Aufgabe über kurz oder lang wieder an Sie „zurück“-delegieren.
3. Die der Aufgabe und Kompetenz entsprechende Verantwortung.
Die Handlungsmaxime lautet: „Jedes Mal, wenn einem Manager seine Arbeit routiniert von der Hand geht, sollte er sie schleunigst delegieren!“
Warum delegieren, wenn man es selbst schneller, besser, mit dem „richtigen“ Ergebnis machen
kann?
1. Führungskräfte sind keine Spezialisten, sondern Universalisten!
Auch wenn viele Karrieremodelle noch immer den besten Spezialisten zur Führungskraft machen
wollen, findet in fortschrittlichen Unternehmen bereits ein Umdenken statt und Spezialisten-
karrieren werden möglich.
Halten Sie sich frei für Führungsaufgaben, frei von Routine-, Detail- und Spezialistenaufgaben
und verwechseln Sie Delegieren nicht mit autoritätsminderndem Abschieben von Aufgaben.
2. Jeder Mitarbeiter braucht sein eigenes, selbstverantwortliches Aufgabengebiet.Nur Eigenverantwortung macht auf lange Sicht zufrieden und bindet Mitarbeiter.
3. Je tiefer in der Hierarchie eine Aufgabe erledigt wird, desto kostengünstiger für das Unternehmen.Delegieren ist eng mit Organisieren und Koordinieren verbunden. Die delegierten Aufgabenbereiche müssen untereinander durch Regelungen von Sachprozessen und menschlichen
Beziehungen abgestimmt und auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet sein. Vorsicht vor
Kompetenzstreitigkeiten und Ressortegoismus! Klare Entscheidungen – klare Kommunikation!
Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will,
muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben
den richtigen Leuten zu übertragen,
und genügend
Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.
(Theodore Roosevelt)
Erfolgreich Delegieren – wie?
1. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit und delegieren Sie anspruchsvolle Aufgaben nicht zwischen Tür und Angel.
2. Verdeutlichen Sie die Fakten: Bis wann soll die Aufgabe mit welchem Ergebnis erledigt sein? Welche Entscheidungsbefugnis hat der Mitarbeiter? Welche Zwischenberichte sind in welcher Form erforderlich? Wann gilt das Vier-Augen-Prinzip?
3. Welche Kompetenzen sind mit der Aufgabe verbunden? Wie wird diese Veränderung im Team / Unternehmen / beim Kunden kommuniziert?
4. Unterscheiden Sie das „WAS“ und das „WIE“ der Aufgabe: Nur wenn der Mitarbeiter die Verantwortung für den Arbeitsprozess behält, bleibt die Motivation erhalten. – Dies
schließt aber „Best Practice“ und Hinweis auf Probleme nicht aus. Hier scheitern oft
weibliche Führungskräfte, die aus dem Team befördert wurden und für sich „die beste
Methode zur Bewältigung der Aufgabe“ patentiert haben. – Auch ein Thema für die
Partnerschaft und die Aufgabenverteilung im Haushalt: Männer machen manche Dinge
anders, kommen aber zu einem vergleichbaren Ergebnis. Punkt!
5. Delegieren Sie konsequent! Stehen Sie bei Fragen, Problemen und Überforderung der
Mitarbeiter zur Verfügung und belassen Sie die Verantwortung beim Mitarbeiter!
6. Geben Sie offene und ehrliche Rückmeldung in einem persönlichen Gespräch.
Delegieren kostet im ersten Schritt zwar mehr Zeit, entlastet aber langfristig Ihren
Terminkalender und macht Sie zur entspannteren und hochgeschätzten Führungskraft.
mw
